De eerste stap bij het selecteren van een nieuw ERP-systeem is de selectie. Hier wordt er bepaald wat er van het ERP-systeem verwacht wordt. Er worden must-have en nice-to-have onderwerpen genoteerd. Aan de hand daarvan wordt er gekeken welk ERP-systeem het beste aan deze wensen voldoet. Een quickscan zorgt ervoor dat alle mogelijke leveranciers op een longlist komen, samen met een externe adviseur worden er enkele leveranciers geselecteerd. De leveranciers komen op een zogenaamde shortlist, aan de leveranciers op de deze lijst wordt een Request for Information gevraagd. Dit houdt in een gedetailleerdere offerte met veel informatie over het verloop van het implementatieproces en het systeem zelf.

 Na het doornemen van de RFI wordt er een Request for Proposal aangevraagd, dit houdt in een concreet voorstel, informatie over de leverancier en ervaringen op de markt. Door de leveranciers met elkaar te vergelijken aan de hand van de RFI en de RFP kan er een keuze worden gemaakt.

Zodra er een keuze is gemaakt zal het ERP-systeem moeten worden geïmplementeerd. Hiervoor zullen externe gespecialiseerde consultants worden ingehuurd, deze zullen samenwerken met de Key-users, de directie. Het ERP-systeem zal waar het mogelijk is aangepast worden zodat het optimaal binnen de organisatie past.

Het hele implementatieproces zal gebeuren aan de hand van een implementatiemethodologie, deze bevat hulpmiddelen, documentatie, processen en branche-specifieke sjablonen waarmee het systeem aan de organisatie aangepast kan worden. De methodologie die gebruikt zal worden hangt af van de leverancier die gekozen is, vaak gebruiken leveranciers een vaste methodologie.

De meeste methodologieën bestaan uit vijf fases:

Diagnose

Hier gaat Muck BV. nog is goed kijken of het ERP-systeem de juiste keuze is. Projectdoelstellingen worden geformuleerd en afgebakend. Een business Modeller wordt opgenomen waarmee globale structuren in kaart gebracht worden zoals een organigram en processchema’s.

Analyse

In deze fase wordt er een testfase voor de ontwikkelaars gemaakt, hier kunnen ze onderdelen testen. Verder wordt er gekeken welke gegevens vanuit het oude systeem overgezet worden, hierbij kan gedacht worden aan stamgegevens en historische transacties. De gebruikersrollen en -rechten worden in kaart gebracht, dit wordt samen met de controller en de accountant bepaalt zodat de functiescheiding in orde is.

Ontwerp

Het is nu duidelijk hoe de implementatie eruit gaat zien, het gaat nu over daadwerkelijk ontwerpen en afregelen van het systeem. Hier worden keuzes gemaakt welke add-ons aan het ERP-systeem worden toegevoegd en worden aanpassingen gedaan om het zo goed mogelijk bij de organisatie te laten passen.

Ontwikkeling

In deze fase wordt het ERP-systeem daadwerkelijk gerealiseerd, het systeem wordt uitvoerig getest en de medewerkers worden opgeleid om met het systeem te werken. Er worden handleidingen gemaakt en werkinstructies.

In gebruik nemen

Het systeem wordt nu gebruikt en er wordt veelvoudig geëvalueerd en bijgestuurd. De invoering van het systeem zal op de Big Bang manier gaan, dit houdt in dat het systeem ingaat vanaf een bepaalde datum en er geen ander systeem naast loopt.