Primaire processen

Een goede administratieve organisatie en interne controle bestaat onder andere uit een goede beschrijving van de processen die in het bedrijf zitten. In dit deel wordt de belangrijkste processen binnen de organisatie omschreven. Een bedrijfsproces is een ordening van activiteiten om een product of dienst te leveren die toegevoegde waarde biedt aan de klant. Tevens worden de processen onderverdeeld in primaire en secundaire processen. Primaire processen zijn bijvoorbeeld het inkoop-,productie- en verkoopproces en secundaire processen zijn zoals het personeel- en organisatieproces. Secundaire processen zijn de ondersteunende processen; dit zijn alle activiteiten die benodigd zijn om het primaire proces te faciliteren.

We onderscheiden de primaire processen in inkoop, productie en verkoop terwijl het bij de secundaire processen over het personeel en organisatie gaat.

Inkoopproces

Toelichting inkoopproces:

Inkoopopdracht: om het inkoopproces in gang te zetten is er een inkoopimpuls nodig, iets of iemand moet aangeven dat bepaalde producten moeten worden ingekocht. Als bouwbedrijf moet er nagegaan worden wat de vraag is naar welke ‘’producten’’. Wanneer dat duidelijk is, dan pas kan er een inkoopopdracht gegeven worden, want als bouwbedrijf ga je natuurlijk niet voorraad aanhouden, want je hebt geen zekerheid of de producten in de voorraad wel verkocht kunnen worden. Dus de inkoopopdracht wordt pas gegeven als er vraag is van de klant naar een bepaald soort ‘’product’’.

Inkooporder plaatsen / offerte aanvragen (selecteren leverancier): In het systeem een inkooporder aanmaken op basis van de vastgelegde offertegegevens. Wanneer de gegevens nog niet in het systeem staan, dan moeten die nog handmatig ingevoerd worden. De order wordt vastgesteld in het orderbestand. Als de order schriftelijk naar de leverancier verstuurd is, dan moet die alleen nog ondertekend worden en in sommige gevallen zal na ontvangst van de order een orderbevestiging verstuurd worden door de leverancier. Als bouwbedrijf is het uiterst belangrijk dat het bedrijf de beste prijs-kwaliteitsverhouding hebt als er spullen ingekocht worden. Voordat er een offerte aangevraagd kan worden, moeten wij als bouwbedrijf nagaan welke leveranciers de producten kunnen leveren en tegen welke voorwaarden en met welke van die leveranciers positieve ervaringen zijn opgedaan. Handig bij deze sub proces is dat er een inkoopdocumentatie bijgehouden moet worden. In die documentatie, een onderdeel van het ERP-systeem, kunnen per leverancier gegevens worden opgenomen over namen en adressen etc.  Tevens is het voor een bouwbedrijf handig om enkele contracten op te stellen met de leveranciers om zo zekerheid te hebben over waar het allemaal over gaat.

Ontvangen goederen: ‘’Zijn de geleverde producten ook de bestelde producten?’’ , ‘’Zijn alle bestelde producten geleverd?’’ en ‘’Is de levering op tijd en tegen de overeengekomen voorwaarden?’’. Deze sub proces gaat eigenlijk meer over de controle in het gehele proces van inkoop. Wanneer dit allemaal goed is, dan kan er eigenlijk al gewerkt worden aan het project dat het bouwbedrijf op dat moment heeft toegekregen van de klant.

Controleren inkoopfactuur: De inkoopfactuur wordt of samen met de producten ontvangen of op een later moment en dan moet er door de werknemers gecontroleerd worden of de factuur terecht is verstuurd en inhoudelijk wel klopt.

Betalen inkoopfactuur: Wel rekening gehouden moeten worden of het juiste bedrag naar de juiste leverancier gaat.

Het standaard inkoopproces verloopt zoals hierboven. Daaromheen wordt er nog veel dingen gedaan om de inkoopproces van Muck te verbeteren en daarmee laten we zien dat we anders zijn als andere bedrijven.

• Ten eerste wordt er voordat de inkoopproces begint te draaien een inkoopanalyse gemaakt waarin een overzicht wordt gemaakt van alle leveranciers over een volledig boekjaar. We noteren onder andere de NAW-gegevens, de kostenpost, kostenomschrijving en het bedrag dat betaalt moet worden aan de crediteur.
• Ten tweede gaan we segmenteren. Dat wil zeggen (in ons geval) dat je per leverancier bepaalt wat deze aan onze organisatie levert en wat de hoeveelheden zijn, waarbij we de producten/diensten per inkoopcategorie onderverdeelt. Voorbeelden van inkoopcategorieën in ons geval is hout, beton, riet etc. Zo krijg je een nauwkeurig inzicht in de inkoopkosten en verbeter je ook het inkoopproces.
• Derde punt dat voor ons belangrijk gaat worden om ons inkoopproces te verbeteren en uniek te maken is het beoordelen van contractafspraken met leveranciers. Het is belangrijk dat ze ook op papier staan en dat de contracten nog wel marktconform zijn. Om kosten te dekken maken we ook prioriteitenoverzicht en daarna nodigen we ieder leverancier uit om de contracten te bespreken.
• Vierde punt: Controle op controle. Ieder subproces moet de voorgaande proces gaan controleren of alles in orde is en goed is verlopen. Tevens moet iedereen zijn eigen proces eerst gaan controleren door middel van een checklist.
• Als laatst is Functiescheiding uiterst belangrijk voor het bedrijf. Voor ieder subproces moet er iemand aangewezen worden. Het is niet de bedoeling dat één iemand het hele inkoopproces verzorgd. Je voorkomt onder andere verduistering van geld. Ten tweede vergroot je de betrouwbaarheid van de verslaggeving en vergroot je de interne transparantie. Tevens heeft het bedrijf dan een beter overzicht over de inkoopproces, omdat alle functies verdeeld zijn over meerdere personen.

Verkoopproces

Toelichting verkoopproces:

Orderontvangst en -acceptatie: Orders worden door de verkoopafdeling vastgesteld in het orderbestand. ‘’Verkoop’’ zal in alle gevallen weer een antwoord moeten geven op de al eerder genoemde vragen: kunnen we leveren, tegen welke prijs en is het mogelijk. (Order is ontvangen, dan ontstaat er een inkoopopdracht)

Factureren: Bij ons bouwbedrijf moet er eerst betaald worden voordat er arbeid wordt verricht bij het nieuwe project. Bij het factureren moet er nagegaan worden welke producten/materialen er benodigd zijn voor het nieuwe project en al die andere kosten (personeel etc.). Is er betaald, dan kan het bedrijf de inkoopproces starten; er moet namelijk materiaal komen om iets te kunnen bouwen.

‘’Producten/dienst’’ leveren: Betaling door de klant is verricht en nu kan er een begin gemaakt worden aan de bouw. Belangrijk is dat er aan de eisen gehouden worden zodat de klant achteraf tevreden is.

• Bij het verkoopproces is het net als bij het inkoopproces controle op controle belangrijk. Ieder subproces controleert zich zelf door middel van een checklist en de volgende subproces controleert ook nog eens de vorige subproces. Zo verloopt de verkoopproces veel beter, omdat je er zeker van bent dat het goed is en dat kan alleen maar door controles uit te voeren op de processen.
• Verder is ook de Functiescheiding een belangrijk element. De subprocessen moeten goed verdeeld worden zodat ieder zijn taak op zich kan nemen en verantwoordelijk kan zijn. Wanneer er iets niet goed gaat, dan kan diegene aangesproken worden op dat wat niet goed is gegaan.
• Eens in het jaar een externe bedrijf inhuren die gespecialiseerd is in bedrijfsprocessen om te laten controleren of de processen goed verlopen op de goede manier. Zo niet, dan kan het bedrijf advies geven aan muck om enkele dingen te verbeteren zodat de processen beter verlopen.
• Automatisering van de processen zo ver het mogelijk is en gebruik maken van ERP-systemen etc. Dit zorgt voor een beter overzicht/toezicht en tijdsbesparing. Bij zo een bedrijf gaat het natuurlijk om de bouw en moet je minder richten op de processen, dus is het beter dat deze processen geautomatiseerd worden.

Productieproces

Bij een bouwbedrijf kan er niet echt gezegd worden dat er een aparte productieproces plaatsvindt in het bedrijf zelf. Alle benodigdheden worden ingekocht om daarmee iets te ‘’produceren’’ buiten het bedrijf. Als er bijvoorbeeld een huis gebouwd moet worden, dan worden alle benodigdheden besteld bij de leverancier en met die spullen wordt er een nieuw huis gebouwd/geproduceerd. Natuurlijk is in dit geval de taakverdeling erg belangrijk en dat er met de juiste spullen gewerkt wordt; dus controle is erg belangrijk. De klant wil ook natuurlijk op een bepaald moment dat het huis af is, dus er worden bepaalde eisen gesteld aan de bouw, waar je als bouwbedrijf aan moet houden. Dus als bouwbedrijf is het belangrijk om van te voren te denken aan de eisen die er aanhangen bij het project; want kunnen wij als bouwbedrijf dit project realiseren met de eisen die er aanhangen.

Secundaire processen

Personeelsproces